Aufwandsentschädigungen für Vorstände und Vereinsmitglieder

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Bringen sich Mitglieder in die Tätigkeit eines Vereins ein, so wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass die Tätigkeit ehrenamtlich erfolgt.

Unter Ehrenamtlichkeit wird jede Tätigkeit für den Verein verstanden, die grundsätzlich unentgeltlich erbracht wird.

Vom Grundsatz der Unentgeltlichkeit gibt es aus unterschiedlichen Gründen bei Vereinen aber Ausnahmen.

Fälle entgeltlicher Tätigkeit:

  • Aufwandsentschädigung
  • Übungsleiterpauschale
  • Ehrenamtspauschale
  • Vergütung für Vorstandsmitglieder
  • Entgeltzahlungen an Beschäftigte

Bei Mitgliedern, die ehrenamtlich für einen Verein tätig sind, muss unterschieden werden zwischen der Entlohnung ihres Arbeitseinsatzes für den Verein und dem Ausgleich von Aufwendungen, die den Mitgliedern im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für den Verein entstehen.

Gleicht der Verein diesen Aufwand aus, so handelt es sich um eine Aufwandsentschädigung. Vereine sind häufig nicht in der Lage, alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Verfolgung des Vereinsziels anfallen, durch den ehrenamtlichen Einsatz ihrer Mitglieder zu erbringen.

Teilaufgaben müssen von bezahlten Kräften erbracht werden, weil sie entweder zeitlich zu aufwändig sind, um um dauerhaft von ehrenamtlichen Mitarbeitern erbracht zu werden, oder weil die Tätigkeit besondere Qualifikationen voraussetzt, die nur von bezahlten Kräften in die Vereinsarbeit eingebracht werden können. In diesem Fall wird der Verein zum Arbeitgeber.

Aufwandsentschädigungen

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Werden Mitglieder ehrenamtlich für den Verein tätig, so entstehen Ihnen häufig Auslagen. Bei diesen Auslagen kann es sich um Fahrtkosten, Unterbringungkosten oder Kosten für Material handeln, welches die Mitglieder aus ihren Mitteln aufbringen, um für den Verein tätig zu sein. Solche Kosten können seitens des Vereins grundsätzlich durch Zahlungen an die Vereinsmitglieder ausgeglichen werden. In diesem Fall spricht man von Aufwandsentschädigungen.

Die gesetzliche Grundlage für die Zahlung der Aufwandsentschädigungen findet sich in § 670 BGB. Da es für die Zahlung von Aufwandsentschädigungen eine gesetzliche Grundlage gibt, können die Vereine Aufwandsentschädigungen auch dann zahlen, wenn sich entsprechende Regelungen in der Satzung des Vereins nicht finden.

Aufwandsentschädigungen dürfen aber nur geleistet werden, wenn die Aufwendungen anhand von Belegen, wie Rechnungen oder Quittungen, konkret nachgewiesen werden können. Die Aufwandsentschädigungen setzen daher zwingend voraus, dass die abgerechneten Kosten nachweisbar sind. Dabei dürfen keine Zahlungen zum Ausgleich von Arbeitsleistungen der Vereinsmitglieder, des Zeitaufwandes oder eventuell entgangenen Verdienstes geleistet werden.

Zahlungen zum Ausgleich von Arbeitsleistungen, des Zeitaufwandes und entgangenen Verdienstes sind keine Aufwandsentschädigungen, sondern Vergütungen. Dabei kommt es nicht darauf an, wie die Leistung benannt wird. Ebenso wenig ist es zulässig, dass pauschal Aufwandsentschädigungen gezahlt werden.

Unter pauschalen Aufwandsentschädigungen sind Aufwandsentschädigungen zu verstehen, deren Zahlung nicht vom Nachweis im konkreten Einzelfall abhängig ist. Auch pauschale Aufwandsentschädigungen sind daher wie Vergütungen zu behandeln.

Übungsleiterpauschale

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Soweit eine ehrenamtliche Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 Körperschaftsteuergesetz steuerbegünstigten Organisationen erbracht wird, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke fördert, kann die geleistete Vergütung einkommensteuerfrei sein.

Dies setzt voraus, dass es sich bei der Vergütung um ehrenamtliche Einkünfte im Sinne des § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz handelt. Diese Einkünfte dürfen einen Betrag von 2100,- Euro jährlich nicht übersteigen. Die Vergütung muss weiter für nebenberufliche Tätigkeiten wie – Übungsleiter – Ausbilder – Erzieher – Betreuer – Pfleger – u.ä. gezahlt werden.

Nicht erfasst von § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz sind die Zahlungen für die Tätigkeit von Vereinsvorständen. Die Tätigkeit, auf die sich die Zahlung bezieht, muss eine nebenberufliche Tätigkeit sein. Eine nebenberufliche Tätigkeit liegt vor, wenn sie zeitlich nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit in Anspruch nimmt, die bei einem vergleichbaren Vollzeiterwerb in Anspruch genommen wird.

Es können daher nicht nur Personen eine Übungsleiterpauschale erhalten, die berufstätig sind, sondern auch Personen, die ansonsten keiner beruflichen Tätigkeit nachgehen. Damit sind auch Zahlungen von Übungsleiterpauschalen an Studenten, nicht berufstätigen Hausfrauen und Rentner möglich. Allerdings darf, bezogen auf die Kalenderwoche, die Tätigkeit für den Verein 6 Stunden nicht überschreiten.

Weiter ist zu beachten, dass die Person, an die Übungsleiterpauschale gezahlt wird, nicht bei einem anderen Verein bereits eine Übungsleiterpauschale ausbezahlt bekommt. Eine entsprechende schriftliche Erklärung der Person, an die die Übungsleiterpauschale gezahlt werden soll, ist zu den Akten des Vereins zu nehmen.

Ehrenamtspauschale

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Liegen die Voraussetzungen für die Leistung einer Übungsleiterpauschale nicht vor, kommt eventuell die Zahlung einer Ehrenamtspauschale gemäß § 3 Nr. 26a Einkommensteuergesetz in Betracht.

Diese so genannte Ehrenamtspauschale darf jährlich den Betrag von 500,- Euro nicht überschreiten. Bei der Pauschale handelt es sich um einen Freibetrag. Überschreiten die Aufwendungen, die mit der ehrenamtlichen Tätigkeit anfallen, den Betrag von 500,-Euro im Jahr, so werden diese Aufwendungen anstelle der Pauschale berücksichtigt. Die Aufwendungen müssen dann der Höhe nach durch entsprechende Belege nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Zahlt der Verein eine Ehrenamtspauschale, so unterliegt diese nicht der Sozialversicherungspflicht. Im Gegensatz zur Übungsleiterpauschale ist der Anwendungsbereich der Ehrenamtspauschale nicht auf bestimmte Tätigkeiten für den Verein beschränkt. Die Pauschale kann nicht nur an Vorstandsmitglieder gezahlt werden, sondern an alle Personen, die nebenberuflich für eine nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 Körperschaftsteuergesetz steuerbegünstigten Organisationentätig tätig sind, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke fördert. Damit werden alle Tätigkeiten für eine solche Organisation vom Anwendungsbereich der Ehrenamtspauschale erfasst.

Folglich kann die Ehrenamtspauschale auch an Personen gezahlt werden, die für den Verein Reinigungsarbeiten erbringen, Bürotätigkeiten ausüben oder rechtsberatend tätig sind.

Die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale dürfen nicht gleichzeitig für die selbe Tätigkeit gezahlt werden. Es ist aber zulässig, dass die Übungsleiterpauschale neben der Ehrenamtspauschale an Personen geleistet werden, wenn diese Personen neben einer Tätigkeit im Sinne der Übungsleiterpauschale weitere Aufgaben im Sinne der Ehrenamtspauschale für den Verein übernommen haben.

Ebenso ist zu beachten, dass der Begriff ehrenamtlich aus der Satzung gestrichen werden muss, wenn die Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder gezahlt werden soll. In diesem Fall muss die Satzung weiter die Leistung einer solchen Vergütung an die Mitglieder des Vorstandes ausdrücklich erlauben.

Vergütungen

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Zahlungen an Vereinsmitglieder oder Mitglieder des Vorstandes, die nicht Aufwandsentschädigungen, Übungsleiterpauschalen bzw. Ehrenamtspauschalen sind, stellen Vergütungen dar.

Werden vom Verein an Vorstandsmitglieder Vergütungen für die Vorstandsarbeit gezahlt, so ist dies nur zulässig, wenn die Satzung des Vereins ausdrücklich eine entsprechende Regelung enthält. Ohne eine solche satzungsrechtliche Grundlage ist die Zahlung von Vergütungen an Vorstandsmitglieder unzulässig. Werden dennoch entsprechende Zahlungen an Vorstandsmitglieder vorgenommen, so kann dies zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.

Soweit der Verein Vergütungen an ehrenamtlich tätige Personen zahlt, müssen diese Zahlungen versteuert werden. Allerdings sind diese Vergütungen unter bestimmten Bedingungen frei.

Entgeltzahlungen

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Alle übrigen Zahlungen sind Entgeltzahlungen. Werden Entgeltzahlung erbracht, so ist davon auszugehen, dass ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Damit sind neben den Entgeltzahlungen die Lohnsteuer und die Sozialabgaben abzuführen.

Auch ansonsten sind alle Vorschriften, die für die Abwicklung eines Beschäftigungsverhältnisses gelten, zu berücksichtigen.

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