Die Buchhaltung des Vereins

Rechtsanwalt für Vereinsrecht | Köln
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Mit der Eintragung des Vereins in das Vereinsregister wird der Verein zur juristischen Person. Als juristische Person ist der Verein selbst Träger von Vermögen. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, dass ein Verein über eine ordnungsgemäße Buchführung verfügt, mit deren Hilfe der Vorstand und die Mitgliederversammlung die Bildung und Verwendung des Vereinsvermögens nachvollziehen kann.

Obwohl ein Verein, wie eine GmbH oder Aktiengesellschaft, in der Haftung beschränkt ist, gelten die Vorschriften hinsichtlich der Buchführung für eine GmbH oder Aktiengesellschaft für einen Verein nicht.

Gleiches gilt für die Vorschriften hinsichtlich der Publizität von Bilanzen und Abschlüssen.

Die Pflicht des Vereins zur Buchführung und Rechnungslegung ergibt sich aus den Vorschriften des bürgerlichen Gesetzbuches. Hinzu treten steuerrechtliche Regelungen. Im Gegensatz zur Tätigkeit einer GmbH oder Aktiengesellschaft finden sich für die Tätigkeit eines Vereins keine besonderen Vorschriften hinsichtlich der Buchführung und Rechnungslegung.

Unabhängig von den gesetzlichen Grundlagen der Buchführung und Rechnungslegung eines Vereins ist es aber im eigenen Interesse des Vereins und seiner Organe (Vorstand bzw. Mitgliederversammlung) über eine Buchführung zu verfügen, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht.

So ist der Vorstand eines Vereins zum Beispiel verpflichtet, für den Verein Insolvenz anzumelden, soweit hinsichtlich des Vereins die Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung eintritt. Dabei wird aber häufig übersehen, dass nur auf der Grundlage einer ordnungsgemäßen Buchführung die Möglichkeit besteht, rechtzeitig festzustellen, ob der Verein überschuldet bzw. zahlungsunfähig ist.

Die Buchhaltung ist damit die Voraussetzung dafür, dass der Vorstand des Vereins rechtzeitig erkennt, dass der Verein insolvent ist. Wird hingegen ein rechtzeitiger Insolvenzantrag unterlassen, haften die Vorstandsmitglieder Dritten gegenüber mit ihrem Privatvermögen für alle Schäden, die sich aus der verspäteten oder unterlassenen Insolvenzanmeldung ergeben. Bereits unter diesem Gesichtspunkt ist daher eine ordnungsgemäße Buchführung für jeden Verein unverzichtbar.

  • Rechnungslegung gegenüber den Vereinsmitgliedern
  • Inhaltliche Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung
  • Aufbewahrungspflichten
  • Sonstige Funktionen der Vereinsbuchhaltung
  • Aufgaben und Funktion der vereinsinternen Rechnungsprüfung
  • Der Entlastungsbeschluss

Rechnungslegung gegenüber den Vereinsmitgliedern

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Art und Umfang der Pflicht des Vorstandes zur Rechnungslegung gegenüber der Mitgliederversammlung ergeben sich aus § 27 Abs. 3 BGB in Verbindung mit § 666 BGB.

Aus den Regelungen des bürgerlichen Gesetzbuches ergibt sich, dass der Vorstand außerhalb der Mitgliederversammlung gegenüber einzelnen Vereinsmitgliedern hinsichtlich seiner Geschäftsführungstätigkeit nicht zur Auskunft verpflichtet ist. Einzelne Mitglieder können daher dem Vorstand gegenüber außerhalb der Mitgliederversammlung keine Auskunftsansprüche geltend machen.

Der Vorstand ist der Mitgliedschaft gegenüber, das heißt der Mitgliederversammlung, nach Beendigung seiner Tätigkeit zur Rechnungslegung verpflichtet. Da die Amtszeit der meisten Vorstände satzungsgemäß häufig so ausgestaltet ist, dass sie sich über mehrere Wirtschaftsjahre erstreckt, sollte die Satzungsregelungen enthalten, die sicherstellen, dass der Vorstand jährlich verpflichtet ist, gegenüber der Mitgliederversammlung Rechenschaft hinsichtlich seiner Tätigkeit zu geben. Je größer der Verein und damit seine Aktivitäten, umso mehr Wert sollte darauf gelegt werden, dass die Satzung sichergestellt, dass der Vorstand regelmäßig gegenüber der Mitgliedschaft Auskunft über seine Geschäftsführung gibt.

Bei großen Vereinen empfiehlt es sich in diesem Zusammenhang, durch Satzung anzuordnen, dass der Vorstand in Vorbereitung auf die entsprechende Mitgliederversammlung den Mitgliedern einen schriftlichen Geschäftsbericht zukommen lässt. Dies wird bei größeren Vereinen regelmäßig nicht zu inhaltlichen Problemen führen, da solche Vereine mit der laufenden Buchhaltung Steuerberater oder andere externe Experten beauftragen. Anhand der Buchhaltungsunterlagen, die von diesen Experten erstellt werden, kann ein informativer und umfassender Geschäftsbericht unschwer ausgefertigt werden.

Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung

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Damit die Buchhaltung eines Vereins ihre Funktion erfüllen kann, muss die Buchhaltung vollständig und nachvollziehbar sein. Hinsichtlich der inhaltlichen Anforderungen an die Buchhaltung des Vereins ergibt sich aus § 259 BGB lediglich, dass die Geschäftsvorfälle des Vereins durch eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben dargestellt wird.

Handelt es sich beim Verein um einen gemeinnützigen Verein, so ergibt sich eine weitere Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung aus § 63 Abs. 3 Abgabenordnung. § 63 Abs. 3 Abgabenordnung gibt vor, dass eine Körperschaft (hier der Verein) mit Hilfe ordnungsgemäßer Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgabenden den Nachweis zu erbringen hat, dass die Voraussetzungen für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit im steuerlichen Sinne vorliegen. Aus der Buchhaltung muss sich daher ergeben, dass die Geschäftsführung des Vereins ausschließlich auf die Erfüllung der Zwecke gerichtet ist, die als steuerbegünstigt anerkannt sind. Im Zusammenhang mit dieser sich aus der Abgabenordnung ergebenden Pflicht zur Buchführung wird von §§ 140 ff Abgabenordnung vorgegeben, in welcher Form Aufzeichnungen und Bücher zu führen sind.

Unterhält der Verein, zum Zwecke der Erreichung der Vereinsziele, selbst einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder einen sogenannten Zweckbetrieb, ergeben sich entsprechende Vorgaben für die Buchhaltung des Vereins aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuches.

Damit sollte jeder Verein eine Buchhaltung unterhalten, die nach kaufmännischen Grundsätzen zu führen ist. Im Regelfall wird hierfür eine Buchhaltung ausreichen, die Geschäftsvorfälle in Form einer Einnahme/Überschussrechnung erfasst. Eine bilanzierende Buchhaltung ist nur für Vereine erforderlich, die über einen sehr großen und umfangreichen Geschäftsbetrieb verfügen. Solche Vereine werden ihre Buchführung entweder eigenem Personal übertragen, das entsprechend qualifiziert ist, oder externe Experten mit der Buchführung beauftragen. In beiden Fällen ist die bilanzierende Buchhaltung für den Geschäftsbetrieb des Vereins somit unproblematisch.

Ob die Buchführung des Vereins kaufmännischen Grundsätzen entspricht, ist aus der Perspektive eines Dritten zu entscheiden. Abzustellen ist darauf, dass die Geschäftsvorfälle des Vereins so erfasst werden, dass sie von einem geschäftserfahrenen Dritten, nach einiger Zeit der Einarbeitung, nachvollzogen werden können. Diese Regelung ergibt sich aus § 145 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung.

Um sicherzustellen, dass die Buchhaltung des Vereins der Vorgabe des § 145 Abs. 1 Satz eins Abgabenordnung entspricht, wurden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung entwickelt. Der zentrale Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Jedem Geschäftsvorfall ist daher ein Beleg zuzuordnen, aus dem sich ergibt, welche Zahlungs aus welchem Grunde an welche Person vorgenommen wurde. Um die Belege den Geschäftsvorfällen unschwer zuordnen zu können, sind die Belege nach zeitlichem Eingang zu ordnen und zu nummerieren. Den Belegen müssen die folgenden Informationen zu entnehmen sein:

  • Das Datum der Ausstellung des Beleges
  • Inhaltliche Beschreibung des Geschäftsvorfalles
  • Wertangabe in €
  • Die beteiligten Buchhaltungskonten (Soll und Haben)
  • Eine laufende Belegnummerierung
  • Unterzeichnung des Ausstellers des Beleges
  • Einen Vermerk der Überprüfung des Beleges auf seine inhaltliche Richtigkeit
  • Datum der Einbuchung des Geschäftsvorfalles in die Buchhaltung

Auf die Einzelheiten hinsichtlich der Einrichtung der Buchhaltung und der Vornahme der einzelnen Buchungen soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.

Im Fachhandel stehen unterschiedliche Softwareprogramme für die Vereinsbuchhaltung zur Auswahl. Die Software strukturiert den Arbeitsablauf bezüglich der Buchhaltung vor. Soweit aus der Zertifizierung der Software hervorgeht, dass sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, kann davon ausgegangen werden, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst werden, soweit sie nach Vorgabe des jeweiligen Buchhaltungsprogramms eingebucht werden.

Die speziell für die Vereinsbuchhaltung entworfenen Programme liefern regelmäßig auch einen entsprechenden Kontenrahmen mit. Der Kontenrahmen muss im Einzelfall an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

Sollte es erforderlich sein, die Daten der Vereinsbuchhaltung mit einem Steuerberater auszutauschen, empfiehlt es sich, vor der Anschaffung der Software die Einzelheiten mit dem Steuerberater abzusprechen.

Aufbewahrungspflichten

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Zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung gehören nicht nur Pflichten hinsichtlich der Buchung bzw. der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, sondern auch die Pflicht die entsprechenden Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle dokumentieren, aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus unterschiedlichen gesetzlichen Vorschriften des Handelsrechts bzw. des Steuerrechts. Die Fristen belaufen sich regelmäßig auf sechs oder zehn Jahre. Hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist empfiehlt es sich, alle Unterlagen, die die Geschäftsvorfälle eines Wirtschaftsjahres dokumentieren, zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrung über einen generellen Zeitraum von zehn Jahren macht die Überprüfung der Aufbewahrungsfrist im Einzelfall überflüssig.

Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist ist einfach. Die Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten, Unterlagen und Belegen beginnt mit Abschluss des Kalenderjahres, in dem der Geschäftsvorfall, auf das sich das Dokument bezieht, in die Buchhaltung eingestellt wurde. Eine Quittung, die im Jahr 2009 ausgestellt wurde und die eine Zahlung dokumentiert, die im Jahr 2009 erfolgt ist, muss somit zehn Jahre ab dem 1. Januar 2010 aufbewahrt werden. die Aufbewahrungsfrist endet in diesem Fall am 31. Dezember 2019.

Sonstige Funktionen der Vereinsbuchhaltung

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Neben der internen und externen Rechnungslegung dient die Buchführung des Vereins weiteren Zielen. Der Buchhaltung des Vereins können beispielhaft noch folgende Funktionen zukommen:

  • Dokumentation der Kreditwürdigkeit des Vereins
  • Kontrolle der Zahlungsfähigkeit des Vereins
  • Dokumentation der Mittelverwendung gegenüber Dritten
  • Nachweis der Gemeinnützigkeit
  • Planungsgrundlage für die weiteren Vereinsaktivitäten
  • Kostenkontrolle

Aufgaben der Rechnungsprüfung

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In vielen Vereinssatzungen ist geregelt, dass die Buchführung des Vorstandes, vor der Abgabe des Rechenschaftsberichtes hinsichtlich der Geschäftsvorfälle des Vereins innerhalb des letzten Berichtszeitraums, von Kassenprüfern, die selbst nicht Mitglied des Vorstandes sind, überprüft wird. Diese Überprüfung der Geschäftsvorfälle und der Buchhaltung durch Mitglieder des Vereins, die selbst nicht Mitglied des Vorstandes sind, ersetzt den entsprechenden Rechenschaftsberichten, d.h. die Rechnungslegung durch den Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung nicht.

Die sogenannte Kassenprüfung verfolgt vielmehr den Zweck, die Buchhaltung des Vereins durch Personen kontrollieren zu lassen, die vom Vorstand unabhängig sind. Weiter ist in vielen Fällen die Kassenprüfung aus praktischen Gründen unentbehrlich.

Bei einem größeren Verein können sich im Laufe eines Wirtschaftsjahres schnell mehrere hundert oder sogar tausende von Geschäftsvorfälle einstellen. Im Rahmen einer Mitgliederversammlung ist es bereits unter zeitlichen Gesichtspunkten dem Vorstand nicht möglich, der Mitgliederversammlung im Rahmen der Rechnungslegung alle Belege vorzulegen, die sich auf diese Geschäftsvorfälle beziehen.

Damit wäre eine Entlastung des Vorstandes eigentlich unmöglich, da die Mitgliederversammlung den Entlastungsbeschluss fassen müsste, ohne Kenntnis von allen Geschäftsvorfällen zu haben. Erfolgt durch unabhängige Kassenprüfer vor Abgabe des Rechenschaftsberichtes eine Überprüfung der Buchhaltung des Vereins, so umfasst der Entlastungsbeschluss nicht nur die Geschäftsvorfälle, die aus dem Rechenschaftsbericht des Vorstandes hervorgehen, sondern auch alle Geschäftsvorfälle, die durch die Prüfung in das Wissen der Kassenprüfer gestellt wurden. Damit umfasst der Entlastungsbeschluss der Mitgliederversammlung sämtliche Geschäftsvorfälle, die entweder aus dem Rechenschaftsbericht hervorgehen oder den Kassenprüfern bekannt gemacht wurden.

Der Entlastungsbeschluss der Mitgliederversammlung

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Der Vereinsvorstand muss seine Geschäftsführung gegenüber den Vereinsmitgliedern darlegen. Ihm obliegt damit die Pflicht der Rechnungslegung gegenüber der Mitgliederversammlung.

Kommt der Vereinsvorstand dieser Pflicht nach, kann der Vorstand von der Mitgliederversammlung verlangen, dass sie hinsichtlich der Geschäftsvorfälle, über die der Vorstand der Mitgliederversammlung Rechnung gelegt hat, erklärt, dass der Verein die Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit nicht mehr in Haftung nimmt. Den diesbezüglichen Beschluss nennt man Entlastungsbeschluss.

Mit der Wirksamkeit des Entlastungsbeschlusses kann der Verein die Vorstandsmitglieder zivilrechtlich nicht mehr für Vorfälle in Anspruch nehmen, die zeitlich in den Zeitraum fallen, auf den sich der Entlastungsbeschluss bezieht.

Haben die Vorstandsmitglieder die Geschäfte des Vereins ordnungsgemäß geführt, haben Sie gegenüber dem Verein einen Anspruch darauf, entlastet zu werden. Verweigert die Mitgliederversammlung eine entsprechende Beschlussfassung, können die betroffenen Vorstandsmitglieder den Verein gerichtlich auf Abgabe der Entlastungserklärung in Anspruch nehmen.

Der Entlastungsbeschluss umfasst aber nur die Geschäftsvorfälle, die entweder zum Zeitpunkt der Mitgliederversammlung, in der der Entlastungsbeschluss gefasst wurde, den Kassenprüfern bekannt waren oder sich unmittelbar aus der Rechnungslegung ergeben. Auf Umstände, die der Mitgliedschaft verschwiegen wurden, erstreckt sich der Entlastungsbeschluss nicht.

Stellt sich somit nach Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes heraus, dass dieser nur unvollständig über seine Tätigkeit Rechnung gelegt hat, kann der Verein weiterhin die Vorstandsmitglieder hinsichtlich der Vorgänge in Haftung nehmen, von denen die Mitgliederversammlung bzw. die Kassenprüfer keine Kenntnis hatten. Dies ist insbesondere für Vorstände von Bedeutung, die neben den offiziellen Kassen des Vereins sogenannte „Schwarzgeldkassen“ führen. Da diese „Schwarzgeldkassen“ grundsätzlich der Mitgliedschaft nicht bekannt sind, erstreckt sich ein Entlastungsbeschluss auch nicht auf die Verwendung der Mittel, die in die Schwarzgeldkasse eingeflossen sind.

Solche Nebenkassen, die aus der offiziellen Buchhaltung des Vereins nicht hervorgehen, stellen damit für die Vorstandsmitglieder ein erhebliches Haftungsrisiko dar. Strafrechtlich wird man davon ausgehen müssen, dass das Anlegen solcher Kassen den Tatbestand der Unterschlagung zu Lasten des Vereins darstellt. Auch steuerrechtlich können sich aus der Anlage von Nebenkassen, die aus der offiziellen Buchführung des Vereins nicht hervorgehen, erhebliche Konsequenzen ergeben.insbesondere droht der Verlust der Gemeinnützigkeit.

Vorstandsmitglieder, die von solchen Nebenkassen Kenntnis erlangen, sind daher dringend gehalten, unverzüglich anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, um im Interesse des Vereins eine ordnungsgemäße Überführung der Mittel aus den Nebenkassen in die offizielle Buchführung des Vereins herbeizuführen.

Kanzlei Rechtsanwalt Detlev Balg * Yorckstraße 12 * 50733 Köln

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Besprechungstermine werden nach telefonischer Rücksprache vereinbart.

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